Safety Pass : conditions et protection des données

Le Safety Pass est l'espace personnel sécurisé mis à votre disposition par votre employeur via la plateforme SafetyBoard360. Il vous permet de consulter votre profil professionnel, vos qualifications, vos équipements de protection individuelle (EPI) attribués, vos documents et de présenter, lors de contrôles terrain, un QR code public donnant accès à une fiche limitée et contrôlée.

En activant votre Safety Pass, vous vous engagez à utiliser l'outil dans le cadre strictement professionnel pour lequel il a été conçu, à conserver la confidentialité de vos identifiants de connexion, et à signaler sans délai toute utilisation suspecte de votre compte.

L'accès à votre Safety Pass peut être suspendu en cas de manquement caractérisé à ces engagements ou si votre relation contractuelle avec l'entreprise utilisatrice prend fin, sans préjudice de votre droit d'accès aux données vous concernant.

SafetyBoard360 traite vos données personnelles dans le cadre d'un contrat de prestation conclu avec votre employeur. Dans cette relation, votre employeur est responsable du traitement et SafetyBoard360 agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Les catégories de données traitées sont strictement limitées à ce qui est nécessaire :

• identité (nom, prénom, photo, langue préférée),
• coordonnées professionnelles (adresse e-mail, téléphone),
• données relatives à votre fonction et à votre site d'activité,
• qualifications, habilitations, dates d'obtention et d'expiration,
• équipements de protection individuelle attribués,
• documents que vous transmettez ou que votre employeur dépose dans votre dossier,
• journaux techniques d'accès et d'authentification (sécurité, audit).

Les données ne sont jamais cédées ou vendues à des tiers à des fins commerciales. Elles peuvent être communiquées à des sous-traitants techniques (hébergement, envoi d'e-mails) sous obligation contractuelle de confidentialité et de sécurité.

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• gestion de votre dossier de conformité sécurité auprès de votre employeur,
• suivi des qualifications, habilitations et de leurs échéances,
• traçabilité des EPI et de leurs renouvellements,
• présentation contrôlée d'une fiche publique via QR code lors de vérifications terrain,
• envoi de notifications utiles (échéances, documents demandés, validation),
• journalisation à des fins de sécurité et d'audit.

La base légale de ces traitements repose principalement sur l'exécution du contrat de travailet sur les obligations légales en matière de santé et sécurité au travail qui s'imposent à votre employeur. Lorsqu'un consentement est requis pour une finalité optionnelle, celui-ci vous est demandé séparément et reste librement révocable.

Les données de votre Safety Pass sont conservées tant que vous êtes rattaché à un employeur utilisateur de la plateforme. À la fin du rattachement, votre employeur reste responsable des durées de conservation applicables aux dossiers de conformité, qui répondent à des obligations légales propres au secteur d'activité.

Les journaux techniques d'authentification et d'audit sont conservés pendant la durée nécessaire à la sécurité du service et à la preuve, dans la limite des durées légales applicables.

Pour vous aider à maintenir votre conformité, le Safety Pass envoie des notifications automatiques avant l'expiration d'une qualification ou d'un document, typiquement à J-90, J-30, J-7 et le jour de l'échéance. Ces rappels sont également visibles dans l'espace de votre employeur afin qu'il puisse anticiper les renouvellements avec vous.

Vous pouvez ajuster la fréquence de ces rappels depuis votre espace personnel, dans la limite des paramètres définis par votre employeur pour respecter ses obligations de suivi.

Vous pouvez à tout moment, depuis votre Safety Pass, modifier votre photo de profil, vos préférences linguistiques et votre adresse e-mail (avec vérification sécurisée). Pour les informations relevant de votre dossier professionnel (fonction, site, qualifications), une demande de correction peut être adressée à votre employeur depuis votre espace, et celui-ci la traitera selon ses procédures internes.

Les documents que vous téléversez sont soumis à validation par votre employeur. Le statut (en attente, validé, refusé avec motif) est visible en temps réel dans votre espace.

La plateforme repose sur des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), hachage des mots de passe, isolation par entreprise, contrôle d'accès par rôle, journalisation des actions sensibles, et hébergement dans l'Union européenne.

Les accès aux documents médicaux ou aux données particulièrement sensibles font l'objet d'une traçabilité renforcée et d'une restriction stricte aux personnes habilitées.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès à vos données et copie de celles-ci,
• droit de rectification des informations inexactes,
• droit à l'effacement, dans les limites des obligations légales applicables à votre employeur,
• droit à la limitation et droit d'opposition pour motifs légitimes,
• droit à la portabilité de vos données,
• droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande en priorité à votre employeur (responsable du traitement). Vous pouvez également contacter SafetyBoard360 à contact@safetyboard360.com qui transmettra la demande sans délai au responsable du traitement.